スモールオフィスでのグループウェア【Office製品との関係を解説】

文書作成や表計算ソフトであるOfficeは従来パッケージソフトとして販売されてきましたが、Microsoft365というグループウェアライセンスに含まれるタイプの利用方法も定着してきた感があります。

ここでは、文書作成ソフトとしてのOfficeと、Microsoft365というグループウェアのライセンスについて整理したいと思います。

はじめに

当サイトでは、SOHOや個人事業、副業ワーカーさんなどを想定した、小規模なIT環境運用のポイントをまとめています。

今回のお困りごと

回答

グループウェアとOfficeとMicrosoft365の違いについて解説します。
グループウェアは、組織内の、ネットワーク接続されたIT機器を利用して、情報共有を行ったり、業務効率を改善するためのツールの総称です。それとOffice、Microsoft365をあわせて解説します。

それでは詳しく見ていきましょう。

グループウェアの主な機能

グループウェアの主な機能には以下のようなものがあります。

この中で、比較的小規模な事業所を想定したときに、オンラインストレージ（クラウド上の共有フォルダ）が重要です。

他の大体の機能は、無料で利用可能なツールが世の中にあるのですが、オンラインストレージは、業務上のファイルを保存するというセキュリティ要件の観点から、無料のものはおすすめできません。

代表的なグループウェア

代表的なグループウェアには、以下のようなものがあります。

文書作成ソフト、オフィスアプリケーション

オフィスでの仕事をサポートする、という位置づけのソフトが、オフィスソフトです。

文書作成ソフト(Word)、表計算ソフト(Excel)、プレゼンテーションソフト(Power Point)などがよく使われます。

パソコンにインストールするソフトでしたが、ブラウザで動作する簡易的なWEBアプリケーションとして提供されたり、グループウェアとライセンスや機能が統合されたり、提供方法や使い方が変化してきています。

現在は、Microsoft Officeが実質的には業界標準ソフトとなっています。

Microsoft社以外にも、Google社など複数の会社によるオフィスソフトがあります。

使用目的、あるいは価格などにより、最適なものを使えばよいのですが、互換性には注意が必要です。

例えば文書作成ソフトでいうと、Microsoft社はWord、Google社はドキュメント、この２つには互換性がありますが、完全に同じように使えるわけではありません。

Wordで作成したファイルを、ドキュメントで開くと、表示が崩れてしまうなどの問題があります。

どのオフィスアプリケーションを使ってもよいのですが、同じ事業所内では統一しておくことが望ましいでしょう。

また当解説は、利用者として、福祉事業所を想定しています。

福祉事業所は行政とのやり取りがあります。

行政がWEBサイト等で公開している資料には、Excelで作成されたものが多いので、福祉事業所ではMicrosoftのOfficeを推奨しています。

Microsoft365とは

Microsoft365はグループウェアです。
プランの違いがわかりにくくしているように見受けられますので、そのあたりを説明します。

クラウドサービスのグループウェアとしてのMicrosoft365

Microsoft365(旧名称はOffice365)は、クラウドでのグループウェアです。

メール、予定表、ファイル共有、グループ作業をするためのツールなどの機能の集合です。

購入の単位は、「アカウント(＝メールアドレス)」です。グループウェアの機能が使えます。

仮に事業所スタッフが全員で10人だとして、10人全員に個人のメールアドレスを用意するためには、アカウント(=メールアドレス)を10個契約することとなります。

料金体系は、サブスクリプションタイプで、月払い、あるいは年払いでの支払いとなります。

デスクトップアプリケーションはプランによって含まれる

Office製品(WordやExcel)は、もともとパッケージソフトです。

パッケージソフトというのは、以前は、量販店などの店頭でCDやDVDで販売されているもので、買い切りタイプのものです。

そのCDやDVDを使って、PCにインストールして、同梱されている「ライセンスキー」を入力して使うのが主流でした。

今も、そのように買い切りタイプのパッケージソフトとして販売もされています。

それが発展して、現在はMicrosoft365の契約の一部として、使うこともできるようになりました。

従来パッケージソフトだったOfficeは、「デスクトップアプリケーション」と呼ばれています。

WEBブラウザ上で使うWeb版Officeがあるので、それと区別しておいてください。

グループウェア(Microsoft365)と、デスクトップアプリケーション(Office)の関係

このMicrosoft365というグループウェアサービスが、デスクトップアプリケーションとしてのOfficeのライセンスを含むようになりました。

定額料金を支払うことで、常に最新のOfficeアプリケーションを使うことができます。

最新でなくてもよいのですが、あまり古くなると、更新プログラムが提供されなくなったりするなど、セキュリティ上の問題が出てきます。

どのみちOfficeアプリケーションを購入することが決まっていて、グループウェアで事業所内での情報共有ができるようにしたいということであれば、デスクトップアプリケーションのライセンスを含むMicrosoft365サービスを契約すればよいでしょう。

また、上位のMicrosoft365サービスは、大きなIT環境での利用を想定した、より高度な管理機能が含まれています。

例えば、Microsoft365のWEBサイトでは、以下のように表示されています。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business

Microsoft365も機能と価格の違いにより、上記の3種類が表示されています。

その関係性は、下記の概念図のように、上位のサービスは、下位のサービスを含む形となっています。

まとめ：グループウェアが必要であればMicrosoft365のOfficeソフトのライセンスを含んだプラン