SharePointを使用して、簡易的な社内ポータルサイトを作成する手順を記載しています。
Sharepointでのポータルサイトとは
ここでは、SharePointを使用したポータルサイトのつくり方を、簡単に説明します。
あまり、込み入ったサイトを作成するのであれば、Wordpressなどを使って、正式に作成したほうがよいかと思います。
Microsoft365を、小規模な事業で使用していて、簡易でよいので、仕事の入り口になるサイト(ポータルサイト)を作成したい場合の参考としてください。
Microsoft365には、もともとのポータルサイトがあるのですが、社内で使う場合には、「共有のメールアドレス」「共有のオンラインストレージ」「掲示板」など、共有系のものが重要です。
メンバーのIT作業の起点となるポータルサイトをつくることで、社内IT環境運用がぐっと落ち着きますよ
SharePointの基本設定
簡易ポータルサイトを作成したほうがよい理由
Microsoft365の初期画面では、個人アカウントに紐づいているのですが、アプリ一覧が表示されるなど、表示される機能が多すぎる印象です。
そこで、メール、予定表、ファイル共有など、使用対象を絞った「簡易ポータルサイト」の作成をおすすめします。
基本的に使われる機能と、最低限のリンク先を掲載しただけのポータルサイトであっても、管理者が社内の統制する手段となり、日常運用とメンテナンスの手間を抑えることができます。
社内ポータルサイトの例
SharePoint管理センターでの基本設定
Microsoft365管理センターから、「すべてを表示」をクリック。
「SharePoint」をクリック。
「ポリシー」から「共有」をクリック。
「コンテンツを共有できる相手」のバーを、一番下まで下げてください。これにより、外部ユーザーを招待することができなくなります。原則、セキュリティは一番厳しいほうにしておき、必要になれば緩めることとします。
「所有者にOneDriveファイルを表示したユーザーの名前を表示する」のチェックを外します。
左側のメニューの、「サイト」から「アクティブなサイト」をクリック。
メイン画面の「作成」をクリック。
新しいサイトの作成画面で、「チームサイト」をクリックします。
＊レイアウトは、チームサイトが旧式で、コミュニケーションサイトのほうが新しく感じられると思いますが、当サイトでは、メンテナンスの容易さからチームサイトを推奨しています。
必要な情報を入力します。「詳細設定」をクリックし、開きます。
必要な情報を入力します。「次へ」をクリック。
所有者とメンバーに追加があれば入力し、「完了」をクリック。
(あとからでも追加できます)
「アクティブなサイト」に、作成したサイトが追加されます。基本的なセキュリティの設定をするために、作成したサイト名をクリックします。
サイトの編集画面が表示されますので、「ポリシー」をクリックし、外部共有の「編集」をクリックします。
「組織レベルの設定と同じ（自分の組織内のユーザーのみ）」のチェックを外す。
「既存のアクセス許可を持つユーザー」のラジオボタンをチェックし、「保存」をクリック。
サイトでの初期設定
引き続き作成したポータルサイトを表示させ、そこからセキュリティの初期設定を行います。
作成したチームサイトが表示されますので、歯車マークをクリック。
設定画面が表示されますので、「サイトのアクセス許可」をクリック。
「メンバーが共有する方法を変更」をクリック。
「ファイル、フォルダー、およびサイトを共有できるのはサイトの所有者だけです。」にクリック。「アクセス要求を許可する」をオフにします。「保存」をクリック。
SharePointサイトのURLの確認・変更
Microsoft365管理センターから、「すべてを表示」をクリック。
「SharePoint」をクリック。
左側のメニューの、「サイト」から「アクティブなサイト」をクリック。表示したいサイトのサイト名をクリック。
詳細メニューが表示されますので、変更する場合は、新しいサイトのアドレスを入力します。既に使われていないかどうかがチェックされますので、問題なければ、「保存」をクリック。
また、URLをクリックすると、サイトが表示されますので、そのアドレスバーからURLを確認することができます。必要に応じて、お気に入りや、ショートカットとして登録しておきましょう。
サイトの外観の基本設定
サイト情報の設定
作成したチームサイトを表示させ、歯車マークをクリック。
設定画面が表示されますので、「サイト情報」をクリック。
「サイト名」「サイトの説明」を必要に応じて修正します。
「プライバシーの設定」は、「パブック」を選択します。
パブリックは、アカウントの「@以降」が同じ組織の、全員が見られる設定です。
サイトロゴの設定
「サイトロゴ」の「変更」をクリックし、画像を選択することで、サイトロゴを変更できます。
変更後、「保存」をクリックします。
サイトの色・配色の設定
次にサイトの色を変更します。「歯車」をクリックし、Office365の「すべて表示」をクリック。
さらに「すべて表示」をクリック。
サイト全体のテーマを選択しクリックします(ここでは例として緑を選択)。
続けて、サイトの配色を変更します。「外観の変更」をクリック。
「テーマ」をクリック
サイトの配色を選択します。例では緑系統を選択しています。
選択と同時にサイトの色合いが変わります。それでよければ「保存」をクリック
サイト名、サイトロゴ、配色の変更が完了しました。
サイドメニューの編集
サイドメニューは下記の枠囲み部分です。
サイドメニューを編集する場合は、サイドメニューにある「編集」をクリックします。
既存項目の削除方法
まず、削除の方法を紹介します。削除したい項目名の右にある3点リーダーをクリックし、削除をクリックします。例として、スレッドを削除します。
削除が完了したら、「保存」をクリック
サイドメニューへの項目追加
サイドメニューへの項目追加は、まず、追加する項目の「URL」を事前に調べておきます。
例えば、メール画面を項目として追加したい場合は、次のように調べます。
開いたOutlookの画面の、アドレスバーにあるURLをコピーして、どこかにメモします。
この例では、https://outlook.office.com/mail/inbox をメモしておきます
サイドメニューの「編集」をクリック
項目を挿入したい場所にカーソルをあわせ、表示された 「＋」 をクリック
「オプション」の選択にリンク、「アドレス」に先ほどメモしたURL、「表示名」に任意の名称を記入し「OK」をクリック
追加されたことを確認し、「保存」をクリック
他にも項目を増やす場合は、繰り返します。
Microsoft365の機能でよく使う項目
参考に、簡易ポータルサイトに記載する基本項目には、次のようなものがあります。
これらはログインしたときのアカウントによらず一定です。
以下の項目も基本的なものですが、ログインしたアカウントによってURLが変わりますので、実際の画面で確認してください。
他のアカウントのメールを閲覧・送信するには
また、メール(共通)は、事業所の窓口となる共有メールアドレスを想定しています。
自分のアカウントでログインしている状態で、他のメールアドレスを、参照・送信したりすることができるようにするには、別途権限の設定が必要です
ここでは、「一般法人向けMicrosoft365」の、メール権限を他のユーザーに付与する手順を記載しています。 使いどころとしては、 ある窓口メールアドレスを、特定の社員が閲覧・返信できるようにする ある社員の[…]
追加完了した参考画面です。
既存項目の編集
また、サイドメニューのすでにある項目内容の修正をするには、「編集」をクリックします。
ここでは例として、ドキュメントとページを修正します。編集したい項目の3点リーダーから「編集」で名前を変更します。
新規追加時と同様に「オプションの選択」、「アドレス」、「表示名」が変更可能です。
今回は名称のみ変更します。
変更内容：
「ドキュメント」→「共有フォルダ」
「ページ」→「ニュース(全件)」
メインエリアの編集
メイン画面(メインコンテンツ部)の編集方法を説明します。
「編集」をクリック
パーツの削除
編集可能な状態になります。ここでは、クイックリンクというパーツを削除します。クイックリンクの枠内をクリック。
また、同様に、ドキュメントとアクティビティも削除します。
レイアウトの段組みの変更
レイアウトの段組みを変更します。下記の「ニュース」パーツが含まれるセクションが、2段組みになっていますので、1段組みに変更します。
セクションをクリックし選択状態にすることで、セクションの操作メニューが表示されます。
詳細メニューが表示されるので、今回は、「1段組み」を選択。
セクションが1段組みになりました。
新規セクションの作成
つづいて、例として、新規セクションにリンク集を作成します。
左の枠内をクリックし、1段組セクションを新規追加します。
セクション内のパーツの配置
セクション内の上部にマウスカーソルをあわせると「＋」が表示されます。クリックすると、追加するWEBパーツを選択できます。今回は「テキスト」をクリックします。
このテキストは、この部分のタイトルとして「リンク」と入力し、「見出し３」にしています。
「リンク」と入力したその下にカーソルを合わせ、「＋」を表示させ、「分割バー」WEBパーツを追加します。
先ほど追加した「リンク」テキストと、「分割バー」の下に、新規セクションを3段組で追加します。
セクション内の上部にカーソルを合わせ「＋」をクリックし、「クイックリンク」WEBパーツをクリックし追加します。
作成した「クイックリンク」WEBパーツにカーソルを合わせ、鉛筆アイコンをクリックします。
表示された詳細メニューから、表示方式を設定します。ここでは下図のように設定しています。
リンクを追加していきます。「リンクの追加」をクリック。
インターネットサイトへのリンクを追加する場合、「リンクから」をクリックし、URLをテキストボックスに入力します(事前に調べておいて、コピーして貼り付け)。ここではyahooのWEBサイトのURLを入力しています。
追加したリンクの詳細メニューが開きますので、設定します。後から変更することもできます。
追加されました。
同様に、3段組の他のブロックにも、作成します。
(WEBパーツはコピー貼り付けすることもできます)
変更後は、「再発行」をクリックし、変更を反映します。
変更が反映されました
セクションへの色の設定
見分けをつけるためにセクションに色を付けます。編集をクリック。
色を変更するセクションをクリックし、「セクションの編集」アイコンをクリック
変更が反映されました。
管理人がサポートしている事業所さんでは、おもに社内リンク集として使われています。
Microsoft365のビジネスタイプを契約している場合は、追加費用無しで使えますので、ご参考くださいませ。